Page 48 - Rassegna 2020-3

DOTTRINA

adeguate, sia mediante la suddetta Circolare, condivisa con le citate Autorità, in
ordine ai profili organizzativi e procedimentali interni, sia mediante la revisione
delle Linee guida di cui all’art. 5, comma 2, del decreto trasparenza, in ordine
alla applicazione delle eccezioni e dei limiti all’accesso civico generalizzato.
Degna di attenzione appare la sezione dedicata a “Gli strumenti per l’ac-
quisizione e lo smistamento delle richieste”, con la quale il Ministero ha previsto
nella Circolare che: una volta che l’istanza di accesso sia stata acquisita
dall’Amministrazione (cioè protocollata in ingresso), è necessario che la stessa
venga tempestivamente inoltrata all’ufficio che detiene i dati o documenti richie-
sti. Per le Amministrazioni di grandi dimensioni, tale attività è potenziale fonte
di ritardi nella gestione dell’istanza. Si invitano, pertanto, le Amministrazioni a
prevedere soluzioni che riducano al minimo gli oneri derivanti dallo svolgimen-
to di attività non legate alla trattazione nel merito della richiesta.
A tal fine, è opportuno ricordare che:
➣ ogni istanza di accesso civico deve essere tempestivamente protocollata;
➣ i sistemi di protocollo informatico gestiscono al loro interno l’organi-
gramma aggiornato dell’Amministrazione presso la quale sono dispiegati.
Ciò posto, per qualificare la richiesta di accesso civico generalizzato possono
essere opportunamente utilizzate le informazioni sugli ambiti cui afferiscono i dati
e i documenti richiesti, poiché consentono al personale addetto allo smistamento
della richiesta di individuare l’ufficio competente tenendo conto non solo dell’og-
getto ivi indicato (non sempre di agevole comprensione, trattandosi di un testo
liberamente inserito dal richiedente), ma anche dell’ambito indicato dal richiedente.
Circa il “Sistema di protocollo informatico e il registro degli accessi”, la Circolare
prevede altresì che: come già indicato nella Circolare FOIA n. 2/2017 e nella pre-
sente ulteriormente specificato, i sistemi di protocollo informatico e gestione
documentale più evoluti permettono di gestire il procedimento di accesso in tutte
le sue fasi, dall’acquisizione della richiesta alla decisione finale. Tali sistemi, infatti,
opportunamente configurati come di seguito indicato, consentono, altresì, di rea-
lizzare il registro degli accessi, nel quale - come raccomandato nelle Linee Guida
ANAC (par. 9) e nella Circolare FOIA n. 2/2017 (par. 9 e allegato n. 3) - ciascuna
Amministrazione indicherà gli estremi delle richieste ricevute e il relativo esito,
omettendo la pubblicazione di dati personali eventualmente presenti. Decisivo, per
promuovere una adeguata valorizzazione di questi strumenti nell’attuazione del
FOIA è, pertanto, il ruolo del Responsabile per la transizione al digitale (RTD) a
cui il Codice dell’Amministrazione digitale affida il coordinamento del processo
di diffusione all’interno dell’Amministrazione dei sistemi di protocollo informa-
tico, mentre la Circolare RTD n. 3/2018 ne precisa ulteriormente i compiti.

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