Dal 1 gennaio 2012 sono in vigore le modifiche introdotte dall'art. 15 della legge 12 novembre 2011, n.183 alla disciplina dei certificati e delle dichiarazioni sostitutive contenuta nel "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" di cui al DPR 28 dicembre 2000 n. 445.

Le nuove norme hanno come obiettivo la completa "de-certificazione" del rapporto tra Pubblica Amministrazione e cittadini, in particolare:

1. L'organo responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto degli stessi da parte delle “amministrazioni procedenti” all'acquisizione d'ufficio dei dati e allo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive è l'Ufficio Relazioni con il Pubblico del Comando Generale dell’Arma dei Carabinieri.
   
   Per informazioni:
   • Tel:39068098.2935;
   • Fax39068098.2934;
   • E-mail: carabinieri@carabinieri.it;
   • Posta Elettronica Certificata: carabinieri@pec.carabinieri.it.

Entro trenta giorni, l’Amministrazione provvederà a fornire risposta alle richieste di controllo provenienti dalle “amministrazioni procedenti”.

2. Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, tali certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà:
   • l’autocertificazione consiste nella facoltà riconosciuta ai cittadini di presentare, in sostituzione delle tradizionali certificazioni richieste, propri stati e requisiti personali, mediante apposite dichiarazioni sottoscritte (firmate) dall'interessato;
   • la firma non deve essere più autenticata. L'autocertificazione sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio;
   • la pubblica amministrazione ha l'obbligo di accettarle, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto;
   • vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l'autorità giudiziaria, atti da trasmettere all'estero.

Non sono sostituibili con l'autocertificazione i sottoelencati documenti:

• certificati medici, sanitari, veterinari;
• certificati di origine e conformità alle norme comunitarie;
• brevetti e marchi.

I certificati devono riportare, a pena di nullità, la frase: "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".
Le pubbliche amministrazioni possono acquisire senza oneri le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e per l'acquisizione d'ufficio, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.
Modulistica:

• Dichiarazione sostitutiva di certificazione (é una dichiarazione sottoscritta dal privato nel suo interesse che serve a comprovare stati, fatti e qualità personali elencati nell’art.46 del D.P.R. 445/2000 e che sostituisce pienamente i relativi certificati
• Dichiarazione sostitutiva di Atto di notorietà (é una dichiarazione sottoscritta dal privato nel suo interesse che serve a comprovare stati, fatti e qualità personali che siano a diretta conoscenza del destinatario e che non sono compresi nell’elenco dell’art.46 del D.P.R. 445/2000 e che sostituiscono pienamente il relativo atto di notorietà. La dichiarazione può riguardare anche stati, fatti o qualità personali relativi ad altri soggetti di cui il dichiarante interessato abbia diretta conoscenza.

Modalità di presentazione, invio e sottoscrizione delle istanze e delle dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà
- Artt. 21 e 38 del d. P.R. 28 dicembre 2000 n.445, d.Lgs. 82/2005, D.P.R. 68/2005 -

Tutte le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da presentare alla Pubblica Amministrazione o alle imprese che gestiscono servizi pubblici possono essere presentate secondo le seguenti modalità, tutte ugualmente valide:

• presentazione dell’istanza o della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, non ancora firmate, a cura dell’interessato che deve apporre la firma di fronte al dipendente addetto alla ricezione;
• presentazione, da parte di persona diversa dall’interessato, dell’istanza o della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà già firmate. In tale caso è necessaria la contestuale presentazione della fotocopia di un documento di identità dell’interessato che ha firmato;
• invio per fax dell’istanza o della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, firmate e con allegata la fotocopia di un documento di identità della persona che ha firmato;
• invio per e-mail dell’istanza o della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sottoscritte mediante la firma digitale o mediante utilizzo della carta di identità elettronica o mediante Posta Elettronica Certificata (P.E.C.).

Documenti di riconoscimento e di identità
- artt. 35 e 45 d.p.r. 28 dicembre 2000 n.445 –

Nozioni di documento di identità e  di documento di riconoscimento

Documento d’identità è la carta di identità ed ogni altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, dall’amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l’identità personale del suo titolare.

Documento di riconoscimento è ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consente l’ identificazione personale del titolare.

Equipollenza tra documento di identita’ e documento di riconoscimento

In tutti i casi in cui nel D.P.R. 445/2000 è richiesto un documento di identità, questo può essere sostituito dal documento di riconoscimento.

Sono equipollenti alla carta di identità:

• il passaporto;
• la patente di guida;
• la patente nautica;
• il libretto di pensione;
• il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici;
• il porto d’armi;
• le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’Amministrazione dello Stato.

Funzione certificativa e validita’ dei documenti di identita’ e di riconoscimento

I dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza, lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la veridicità e l'autenticità dei dati contenuti nel documento di identità o di riconoscimento. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso. Qualora l'interessato sia in possesso di un documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.

Denunce di smarrimento di documenti e oggetti

Documenti per il cui smarrimento e’ prescritta la denuncia

La possibilità di produrre una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per attivare i procedimenti amministrativi di rilascio dei relativi duplicati di documenti e oggetti è prevista dall’art. 47 del d.P.R. 445/2000 che ha così comportato una diminuzione dei casi di ricezione di denunce di smarrimento da parte degli uffici di polizia.

Peraltro rimane fermo l’obbligo di ricevere le denunce di smarrimento dei documenti e degli oggetti laddove espressamente richiesto dalla legge (vedasi riepilogo della scheda allegata).

Pur non essendo sancito uno specifico obbligo di denuncia, è sempre opportuno ricevere le denunce di smarrimento o comunque acquisire copia della dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà della carta di identità e degli altri documenti per i quali è previsto l’aggiornamento dello SDI.

N.B.: Le norme sull’autocertificazione, ai sensi dell’art. 2 del d.P.R. n. 445/2000, si applicano obbligatoriamente all’Ente Poste per il servizio postale ma non per l’attività bancaria per la quale, se detto Ente ritiene di non applicare l’autocertificazione, bisogna ricevere le denunce di smarrimento.

La società Trenitalia che eroga un servizio pubblico è obbligata ad accettare l’autocertificazione ai sensi del citato art.2 del d.P.R. 445/2000.

Allegati:

Scheda relativa documenti ed oggetti per il cui smarrimento e’ prevista la denuncia presso gli uffici di polizia

Documenti ed oggetti
per il cui smarrimento e’ prevista la denuncia presso gli uffici di polizia

Documenti di identità

CIE - Carta d’Identità Elettronica – (D.M. 08/11/2007 all. B n. 8.2); documento di soggiorno dello straniero uscito dal territorio dello Stato (D.P.R. 31/08/1999 n.394, art.8); passaporto (L. 21/11/1967 n. 1185, art.13); patente di guida (D.P.R.09/03/2000 n. 104, art.2); tessera per dipendenti Min. Sanità aventi la qualifica di Ufficiale di P.G. (D.M.15/11/1985, art.3).

Documenti per la circolazione stradale e la navigazione

Autorizzazione alla circolazione di prova dei veicoli (D.P.R.24/11/2001 n.474, art.3); carta di circolazione (D.P.R.09/03/2000 n.105, art.2); carta tachigrafica (D.M.23/06/2005, art.9); certificato di circolazione per ciclomotori (D.Lgs.30/04/1992 n.285, art.97); certificato o contrassegno per l’assicurazione obbligatoria dei veicoli – RCA – (D.P.R.24/11/1970 n.973, art.18); documento di proprietà per veicoli iscritti al P.R.A. (D.M.02/10/1992 n.514, art.13); documenti di accompagnamento per il trasporto merci -  DAA, DAS - doc. di acc. per prodotti alcolici (D.M.25/03/1996 n. 210, art.5 e 12 - D.M.27/03/2001 n.153, art.22); licenze o attestati per l’esercizio dell’attività aeronautica (D.P.R.18/11/1988 n.566, art.25); patente nautica (d.m. n. 146/2008 art. 47 – Allegato II Lett. G); targa per ciclomotori, autoveicoli, motoveicoli e rimorchi (D.Lgs. 30/04/1992 n. 285, art. 97 e 102).

Altri documenti

Carta di credito, “Viacard” e “Telepass” (D.M.09/12/1996 n.701, art.6); carta europea d’arma da fuoco (D.Lgs.30/12/1992 n. 527, art.3); documenti identificativi per bovini - marchi auricolari, passaporto per animali, cedole, registro aziendale – (D.Lgs.29/01/2004 n.58, artt.2 e 3 e D.M.31/01/2002, art.7); registri o certificati per la fabbricazione di sostanze stupefacenti (D.P.R.09/10/1990 n.309, art.67); tessere elettorali (D.P.R.08/09/2000 n. 299, art.4).

Altri oggetti od animali

Armi, parti di armi od esplosivi (L. 18/04/1975 n. 110 art. 20); bovini (D.Lgs.29/01/2004 n.58, artt.2 e 3 e D.M.31/01/2002, art.7); materiali radioattivi (D.Lgs.17/03/1995 n.230, art.25); oggetti sottoposti a pignoramento (R.D.06/05/1940 n.635, art.214).

Oggetti per il cui smarrimento la denuncia e’ prevista ma non obbligatoria

Assegni bancari o circolari; cambiali; carte di pagamento (“bancomat”); certificato adeguato per la gente di mare; certificazione per l’esercizio dell’intermediazione finanziaria.