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La gestione del contante nell'Arma dei Carabinieri

Giuseppe Rutigliani

1. Introduzione

Nell’organizzazione dell’Amministrazione dello Stato di regola lo stesso ufficio non è mai ordinatore, liquidatore e pagatore nello stesso tempo, questo in omaggio al principio della distinzione fra le funzioni di ordinatori di spesa e di pagatore. Infatti, mentre la funzione dell’ordinare e liquidare la spesa è di pertinenza degli organi centrali di amministrazione attiva, le funzioni di cassiere sono devolute alla Tesoreria centrale ed alla Tesoreria Provinciale dello Stato.
A differenza di quanto appena detto, nell’Amministrazione Militare le condizioni nelle quali si svolge la vita economica dei vari enti richiedono, per una cospicua parte delle spese inerenti i vari servizi, la immediata e facile attuazione dei pagamenti nelle mani dei creditori. Tali creditori possono essere appartenenti all’Amministrazione Militare (pagamento di fogli di viaggio, indennità varie) oppure dei fornitori o altri contraenti privati.
Ne deriva la necessità da parte dell’A.M. di avere denaro costantemente disponibile nelle casse dei vari servizi amministrativi perché questi possano espletare in modo autonomo le proprie funzioni.
Da ciò consegue l’organizzazione di un vero e proprio servizio di cassa incorporato negli organi stessi.



2. Previsioni di spesa

Gli enti entro il 30 settembre di ogni anno inoltrano agli Uffici Gestori del Comando Generale dell’Arma dei Carabinieri, competenti per capitoli, le previsioni dei fondi occorrenti per le spese da sostenere nell’anno finanziario successivo. Dette previsioni comprendono normalmente anche le esigenze dei di-staccamenti dipendenti.
Come base della previsione saranno considerati la forza annuale prevedibile, gli elementi di costi inerenti ai vari servizi, le oscillazioni di mercato e tutti gli elementi che possono influire sulla valutazione delle spese.
Il Capo del Servizio Amministrativo, coadiuvato dal Capo Gestione del Denaro, raccoglie e coordina le previsioni effettuate dai vari servizi dell’ente, le sottopone all’approvazione del Comandante e le inoltra, riepilogate, ai competenti Uffici Gestori del Comando Generale.



3. Assegnazioni

Il VI Reparto-Ufficio Bilancio, di concerto con gli uffici gestori del Comando Generale dell’Arma dei Carabinieri interessati alla gestione dei capitoli, provvede alle assegnazioni, normalmente per il fabbisogno dell’intero esercizio finanziario, in relazione agli stanziamenti di bilancio e sulla base delle previsioni e delle attività programmate per l’anno cui le previsioni stesse si riferiscono.
Le assegnazioni sono comunicate alla Direzione di Amministrazione che, a sua volta, ne dà comunicazione agli enti per il fabbisogno proprio e dei distaccamenti dipendenti.
Gli enti, non appena ricevuta comunicazione delle assegnazioni, ne riportano il relativo importo, con gli estremi della concessione, nel registro delle assegnazioni, anticipazioni e spese.
Le assegnazioni ai sensi dell’art. 20 della legge 468/78 costituiscono limite assolutamente insuperabile.



4. Richiesta mensile fondi

Nei limiti delle assegnazioni gli enti, entro il 20 di ogni mese, inoltrano alla Direzione di Amministrazione la richiesta dei fondi per i bisogni del mese successivo.
In qualsiasi momento e sempre nei limiti delle assegnazioni disponibili possono essere richieste anticipazioni suppletive di fondi per imprevedibili necessità di cassa.
La Direzione di Amministrazione nell’ottemperare a dette richieste può anche discostarsi da esse, tenuto conto dei fondi disponibili.
I distaccamenti fanno pervenire all’ente le loro richieste, entro il 12 di ogni mese, per il mese successivo; l’ente verifica le richieste apportandovi le variazioni che ritiene più opportuno. A questo punto l’ente riepiloga, dettagliatamente, in un’unica richiesta le somme occorrenti per le esigenze proprie e per quelle dei distaccamenti e trasmette la richiesta alla Direzione di Amministrazione.
Le richieste dei fondi devono contenere la specificazione dell’importo da riscuotersi in contanti e quello da accreditarsi sul conto corrente postale e sino a quando non vengono concesse le assegnazioni per il nuovo esercizio finanziario non devono superare 1/12 di quelle avute complessivamente nell’esercizio precedente.
Questo limite, normalmente, dovrà essere rispettato anche dopo che gli enti avranno conosciuto le nuove assegnazioni.
Ricevuta la richiesta la Direzione di Amministrazione provvede al rifornimento degli enti a mezzo di ordinativi di pagamento tratti sulla contabilità speciale della competente Sezione di Tesoreria Provinciale.
Per ogni ente la Direzione emette mensilmente distinti ordinativi: quelli per il pagamento di fornitori e di altri creditori con accreditamento sul conto corrente postale dell’ente; quelli per il pagamento degli emolumenti al personale esigibili non prima di cinque giorni dalla corresponsione delle competenze.
Detti ordinativi, intestati agli enti, sono esigibili con quietanza degli agenti responsabili della cassa di riserva degli enti medesimi.
Le somministrazioni di fondi testé esaminate costituiscono “anticipazioni” vere e proprie che la Direzione di Amministrazione concede agli enti in conto delle spese da effettuare e da giustificare con i rendiconti.
Anticipazioni, quindi, che non rappresentano l’ammontare definitivo delle spese da sostenere sui vari capitoli, ma soltanto il mezzo per far fronte ai pagamenti occorrenti, salvo conguaglio, alla fine dell’esercizio con l’importo delle spese effettivamente sostenute.



5. Riscossione fondi

Per poter procedere alla riscossione dei fondi è innanzitutto necessario che il Comandante dell’ente invii alla Sezione Provinciale del Tesoro, competente per territorio, una lettera in cui vengono rese note le qualifiche ed i nominativi degli agenti responsabili della cassa di riserva autorizzati a riscuotere gli ordinativi di pagamento ed altri eventuali titoli.
Nella stessa lettera sono riprodotte le firme autografe dei predetti agenti.
Tale comunicazione è ripetuta ogni volta che si verificano sostituzioni temporanee o definitive degli agenti.
Ogni volta che si deve procedere alla riscossione degli ordinativi e di altri titoli in genere riscuotibili presso la tesoreria, il Capo Gestione del Denaro compila un modello c.d. “trittico” perché composto di tre parti:
- bolletta di riscossione o matrice, la quale indica le persone che si recheranno materialmente a riscuotere e quindi o i responsabili della cassa di riserva o i loro delegati;
- atto di riscossione o di delegazione: si parla di atto di riscossione quando i fondi vengono ritirati personalmente dai responsabili della cassa di riserva, di atto di delegazione quando la riscossione viene delegata ad altri;
- avviso di riscossione che è inviato a cura del Capo Gestione del Denaro alla Sezione di Tesoreria in tempo utile affinché giunga a destinazione almeno il giorno precedente a quello stabilito per la riscossione.
La trasmissione deve avvenire attraverso la consegna a mano (utilizzando la cd. “bolgetta”) o per posta ed in nessun caso deve essere affidata agli stessi agenti incaricati alla riscossione.
Il trittico viene custodito dal Capo Gestione del Denaro che ne cura la compilazione in ogni sua parte ed è responsabile delle conseguenze di una insufficiente custodia.
Dopo la trasmissione dell’avviso alla tesoreria il modello viene depositato nella cassa di riserva per essere poi ripreso e consegnato agli agenti incaricati alla riscossione nel momento in cui costoro dovranno recarsi in tesoreria per l’effettuazione del prelevamento.
Gli agenti all’atto del prelevamento esibiscono alla tesoreria, oltre al mo-dello debitamente compilato, l’avviso di emissione dell’ordinativo pervenuto dalla Direzione di Amministrazione, nonché i documenti personali di riconoscimento.
Il cassiere della tesoreria, dopo i necessari controlli, provvede al pagamento.
La riscossione degli ordinativi deve effettuarsi normalmente entro un mese dalla sua emissione per consentire i dovuti riscontri da parte della Direzione di Amministrazione.



6. Cassa di riserva e cassa corrente

Per la custodia dei fondi gli enti hanno due casseforti:
- una di riserva, per la conservazione dei fondi esuberanti il fabbisogno giornaliero e per la custodia di qualsiasi altro titolo che sia considerato denaro (vaglia cambiari, assegni bancari, assegni postali);
- una corrente, ove sono custoditi i fondi per le previste operazioni di cassa giornaliere. Nella cassa di riserva sono custoditi anche:
- il registro dei fondi depositati nella cassa di riserva in gestione all’ente;
- il libretto di riscossione degli ordinativi;
- il quaderno dei valori depositati nella cassa di riserva;
- il registro dei vaglia cambiari e degli assegni.
Le introduzioni e le estrazioni dei fondi e valori devono essere eseguite con l’intervento degli agenti responsabili della cassa. Ogni operazione è convalidata con la sottoscrizione dei suddetti agenti.
Nella cassa corrente devono essere conservati:
- numerario o titoli che lo rappresentano;
- marche da bollo e carte valori;
- fascicoli degli assegni di c/c postale.
Il cassiere è responsabile delle conseguenze di una insufficiente custodia dei fascicoli e delle matrici.
Nella cassa corrente non possono essere custoditi, neppure provvisoriamente, oggetti di privata proprietà.
Alla fine delle operazioni giornaliere, nella predetta cassa non devono esistere fondi per un importo superiore a euro 1.239,50. Qualora fosse presente una somma di denaro maggiore, l’eccedenza va versata nella cassa di riserva.



7. I detentori delle chiavi delle casse

Per la cassa di riserva sono previste tre chiavi, in doppio esemplare, detenute una dal Capo del Servizio Amministrativo, una dal Capo Gestione del Denaro e la terza dal Cassiere. Ciascuna chiave è contrassegnata con un numero o con una lettera, in modo da evitare lo scambio fra i detentori di esse.
Ad uno stesso agente non può essere affidata più di una chiave, né possono le chiavi essere scambiate tra coloro che le hanno rispettivamente in custodia, dovendo ciascuno di essi conservare sempre la propria. I consegnatari di dette chiavi sono responsabili solidalmente dei fondi, dei titoli e dei valori custoditi nella cassa.
A differenza della cassa di riserva, quella corrente ha una sola chiave, anch’essa in duplice esemplare, detenuta dal Cassiere che ne è l’unico responsabile.
Nel caso in cui si verifichi la sostituzione definitiva dell’agente o temporanea per licenza, per malattia o per altra causa, si procede alla chiusura dei re-gistri e si effettua il riscontro dei fondi presenti nella cassa di riserva facendo risultare l’operazione nel registro giornale e nel memoriale. In calce a detti re-gistri viene apposta la firma dei responsabili della cassa di riserva, nonché quella dell’agente subentrante al fine di attestare la concordanza tra la consistenza reale e quella contabile.
Qualora la sostituzione definitiva o temporanea riguardi il Capo del Servizio Amministrativo o il Capo Gestione del Denaro la verifica viene effettuata anche sulla cassa corrente.
Nel caso si tratti di impedimento giornaliero, l’agente impossibilitato ad intervenire personalmente alle operazioni di cassa, sotto la sua personale respon-sabilità, può consegnare la chiave ad una persona di sua fiducia che lo rappresenti.
Il Cassiere potrebbe farsi rappresentare dall’aiuto-cassiere.



8. Versamento dei fondi

Effettuata la riscossione dei fondi, gli agenti preposti a tale operazione versano il corrispettivo nella cassa corrente dell’ente.
La relativa operazione dà luogo alla compilazione di apposito titolo di riscossione, che viene firmato dal Capo del Servizio Amministrativo, e viene registrata sul memoriale di cassa.
Su detto registro firmano sia gli agenti che hanno provveduto a riscuotere l’ordinativo al fine di attestare l’avvenuta operazione, sia il cassiere la cui firma costituisce quietanza liberatoria in quanto certifica l’avvenuta introduzione dei fondi nella cassa corrente.
Fatto ciò il cassiere provvede a versare nella cassa di riserva le somme eccedenti il fabbisogno giornaliero e l’operazione viene registrata sul memoriale; trattasi di un movimento formale che non comporta l’emissione di ordini scritti.
I fondi possono essere riscossi sia in contante sia con accreditamento sul conto corrente postale dell’ente al quale provvede direttamente la tesoreria che dopo aver eseguito l’accreditamento invia il relativo certificato di allibramento.
Anche detta operazione viene registrata sul memoriale prima e successivamente sul registro giornale.



9. Conto corrente postale

Tutti gli enti e i distaccamenti devono possedere un conto corrente postale che deve essere utilizzato:
- per le anticipazioni agli enti qualora questi ne facciano richiesta;
- per le anticipazioni ai distaccamenti;
- per la definizione di debiti e crediti fra i vari enti e distaccamenti;
- per i pagamenti da effettuare a ditte fornitrici o appaltatrici;
- per i pagamenti di assegni fissi ed indennità;
- per le somme che l’A.M. deve riscuotere a qualsiasi titolo;
- per i versamenti da effettuarsi sul proprio conto corrente al fine di incrementare la disponibilità;
- per prelevamenti di fondi che ogni ente o distaccamento può disporre a proprio favore, mediante l’emissione di assegni postali tratti sulla disponibilità del conto corrente.
Il ricorso a tale forma di pagamento deve essere sempre preferito visti i molteplici vantaggi che ne derivano quali ad esempio:
- riduzione del denaro circolante;
- minore giacenza di denaro nelle casse;
- eliminazione dei rischi derivanti dal maneggio del denaro;
- semplificazioni delle operazioni di pagamento.
Detti vantaggi giustificano la disposizione contenuta nel para. 16 del libro VI delle I.A.C. che obbligano l’ente a motivare secondo convenienza o necessità il mancato ricorso a tale forma di pagamento, considerando, pertanto, il pagamento in contanti una eccezione, che potrebbe ritenersi opportuna nel caso di piccole spese o di operazioni per le quali non sarebbe possibile o pratico l’uso del conto corrente.
La responsabilità della gestione dei fondi depositati sul conto corrente postale è in capo agli agenti che hanno in consegna le chiavi della cassa di riserva.
Da ciò deriva che le persone autorizzate a firmare gli assegni postali, dopo aver provveduto a depositare le proprie firme autografe (anche in forma abbreviata) presso l’ufficio dei conti correnti postali della circoscrizione, sono: il Capo del Servizio Amministrativo, il Capo Gestione del Denaro ed il Cassiere con firma congiunta a due a due.



10. Operazioni di conto corrente postale

Le operazioni di conto corrente postale si distinguono in versamenti, pagamenti e prelevamenti.
I versamenti possono essere effettuati da chiunque mediante appositi bollettini.
L’Ufficio dei conti correnti postali registra i versamenti a credito del correntista e nel contempo invia a quest’ultimo la prima parte del bollettino (certificato di allibramento) accompagnata dall’estratto conto dal quale risulta la disponibilità del conto corrente postale, dopo aver eseguito l’operazione di accreditamento.
In base al certificato di allibramento che l’ufficio dei conti correnti rimette all’ente interessato dopo aver accreditato l’importo del versamento nel conto corrente si procederà alla compilazione di apposito ordine di riscossione che verrà registrato sul memoriale di cassa in entrata nella colonna conto corrente postale e sul registro giornale in entrata sia nella colonna conto corrente postale sia nella colonna del conto transitorio.
I versamenti che i correntisti eseguono a favore del proprio conto corrente postale costituiscono passaggi di fondi dalla cassa al conto corrente.
I pagamenti possono essere effettuati a mezzo di assegni localizzati, di postagiro ed all’ordine. Con gli assegni localizzati ed all’ordine vengono disposti pagamenti a favore di un determinato beneficiario.
Con l’assegno di postagiro si effettuano i pagamenti a favore di altro correntista. Gli assegni postali sono compilati in tutte le loro parti anche con mezzi o sistemi meccanografici o elettronici a cura del cassiere, il quale detiene il re-gistro delle verifiche della disponibilità del conto corrente.
Gli assegni, una volta firmati dai responsabili della gestione, sono inoltrati a cura del Capo Gestione del Denaro al competente ufficio dei conti correnti il quale dopo aver eseguito il pagamento invierà all’ente il certificato di allibramento che costituisce a tutti gli effetti una prova diretta e completa dell’avvenuto pagamento. Ciò non vale per gli assegni all’ordine per i quali i beneficiari devono rimettere al traente formale quietanza.
I prelevamenti costituiscono passaggi di fondi dal conto corrente postale a quello di cassa e vengono effettuati per garantire il fabbisogno necessario per i pagamenti in contanti.
Gli ordini di pagamento da compilare a giustificazione dell’operazione di prelevamento vengono registrati sul memoriale di cassa in uscita nella colonna del conto corrente postale e sul registro giornale in uscita sia nella colonna del conto corrente postale sia nella colonna del conto transitorio.
Gli assegni hanno validità di due mesi oltre quello in cui sono stati vistati dall’ufficio dei conti correnti. Trascorso tale periodo non possono essere più pagati se non previa rinnovazione, semprechè non siano trascorsi i termini di prescrizione che scadono alla fine del secondo esercizio finanziario successivo a quello di apposizione del visto.
Il conto corrente postale è fruttifero di interessi che vengono accreditati annualmente dall’Amministrazione delle poste ed introitate dall’A.M. nel conto proventi come proventi non riassegnabili.
La situazione delle disponibilità del conto corrente postale deve essere compilata giornalmente, quando durante il giorno avvengono operazioni di accrediti o di addebiti, ed è firmata dal cassiere che ne è il compilatore e sulla quale appone il proprio visto il Capo Gestione del Denaro a comprova della rispondenza della situazione con le risultanza de registro-giornale.


11. Rendicontazione delle spese

I pagamenti effettuati dai cassieri degli enti (siano questi stati effettuati in contanti od a mezzo conto corrente postale) vengono rendicontati trimestralmente, con modalità rigorose e per capitolo, alla Direzione di Amministrazione, che provvede ai successivi controlli e dispone le eventuali rettifiche. I relativi documenti giustificativi (titoli di pagamento) vengono resi alla Direzione di Amministrazione secondo quanto previsto dall’art. 257 del R.A.U. e dall’art. 354 del R.D. 827/24.
Alla fine dell’anno solare, si apre un rendiconto suppletivo (5° rendiconto), previsto dall’art. 61 della L.G.C.S. e dall’art. 264 del R.A.U., che ha termine al 31 marzo successivo, per la contabilizzazione in conto esercizio scaduto delle eventuali spese che, pur regolarmente impegnate e coperte da anticipazioni, non sia stato materialmente possibile pagare entro la data del 31 dicembre e per le operazioni di liquidazione a pareggio dei conti di bilancio.
Le suddette operazioni, che consistono nel versamento agli enti delle anticipazioni concesse in meno e nella riscossione delle somme anticipate in più, vengono disposte dopo la presentazione del 5° rendiconto cioè dopo il 31 marzo e, in ogni caso non oltre il 31 maggio. Ciò perché la Direzione di Amministrazione entro il 31 maggio deve presentare all’Ufficio Centrale del Bilancio il rendiconto di liquidazione a pareggio della propria contabilità nel quale sono compresi gli anzidetti movimenti di fondi.
La chiusura a pareggio dovrà essere eseguita unicamente nel 5° rendiconto, che sarà quindi compilato da tutti gli enti anche se non hanno altre ope-razioni da registrarvi.



12. Informatizzazione della gestione (Sistema Informativo dei Servizi Amministrativi)

La procedura informatizzata è stata realizzata nell’assoluto rispetto delle norme vigenti (R.A.U. e I.A.C.) ed avendo riguardo all’organizzazione di un servizio amministrativo tipo.
L’obiettivo che il sistema informativo si propone è quello di costituire la base per l’utilizzazione delle informazioni effettuando contemporaneamente il controllo logico dei dati immessi e la loro elaborazione ai fini della gestione della contabilità.
Il sistema informativo recepisce i dati base alla fonte rendendoli disponibili per tutte le operazioni ad essi connesse. Ne deriva che assume particolare importanza la fase fondamentale dell’inserimento dei dati, nel quale è richiesta la massima attenzione. Il sistema, infatti, pur essendo concepito per effettuare una serie di controlli di natura logica, non è in grado, ovviamente, di incidere sulla correttezza intrinseca del testo inserito.
Appare, tuttavia, evidente la necessità che sia effettuata un’incisiva opera di sensibilizzazione degli operatori affinché pongano la massima attenzione sia alla correttezza del dato inserito sia alla tempestività delle connesse operazioni di inserimento. Il rispetto della tempestività di inserimento dei dati è, difatti, condizione essenziale per il buon funzionamento dell’intero sistema. La sicurezza del sistema informativo si sviluppa su tre livelli: fisico, logico, amministrativo-contabile.
L’aspetto della sicurezza fisica è legato al tipo di hardware a disposizione. È opportuno, in tal senso, prevedere tutte quelle precauzioni atte a preservare le apparecchiature da interruzioni accidentali derivanti sia da temporanea mancanza di energia sia da interventi di personale non autorizzato.
Dal punto di vista logico il sistema consente automaticamente la corretta collocazione dei dati nell’ambito degli archivi appositamente predisposti. Inoltre, per quanto riguarda l’accesso alle informazioni, è stato previsto l’utilizzo di parole chiave a due livelli: una operante sull’hardware e l’altra sul software. È di competenza del Capo del Servizio Amministrativo predisporre una disciplina di accessi mediante chiavi segrete.
Dal punto di vista amministrativo contabile le procedure di sicurezza sono
state elaborate tenendo presente le due fasi dell’inserimento e della conferma. Durante la prima fase le procedure recepiscono il dato ma non modificano in via definitiva la situazione contabile, consentendo, in tal modo, agli addetti di verificare il lavoro effettuato e, se del caso, di apportare le modifiche necessarie.
Nella fase successiva si provvede a confermare le informazioni prodotte e da quel momento il sistema, automaticamente, non permette più modifiche che, quindi, potranno essere effettuate soltanto mediante le procedure di rettifica previste dalla norma.


(*) Capitano dei Carabinieri, addetto al Centro Nazionale Amministrativo di Chieti.